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麦肯锡的日常工作可以这样描述一下:头脑风暴每天于上午9点钟开始,10点你就要去见客户,11点进工厂,接下来和你的上司共进快餐。后面还要见更多的客户,参加团队的小结会,总结一天的工作。接着又匆忙赶赴沃顿商学院,那里有一个招聘会需要参加。这些紧张繁忙的工作常会交织在一起,虽然做了记录,但也不免有所疏漏。
在紧张忙碌的工作中,我们时常感到时间过得太快,总是感觉时间不够用,有很多工作在等着我们做。因为忙碌,因为时间不易掌控,有时不免把一些工作往后拖了。
这种情形不属于哪一个人,而是每个人都在这样的紧张忙碌中。每天要做的工作很多,以致有的人情绪受到影响,焦虑不安,一些重要的事情被遗忘,面对繁杂的工作,不知如何应对。
在这样的情境下,怎样才能做好工作,怎样才能有条不紊地应对复杂纷繁的事务?麦肯锡的经验值得借鉴,这就是让一张表格来帮助你。做好一张简单的表格,就会让你在多变纷繁的工作中轻松应对。
当一天的工作结束后,我们可以静下心来,认真总结一下一天的得失。我们可以回味一下今天做的最重要的三件事是什么,并把它们记在一个表格上。当然,这个表格不必很正规。如果不适宜制成表格,那就记下重点。把这些材料放在容易找到的地方,不要随手丢进文件格,那样也许日后想找都不知藏到哪里去了。接着想想明天的工作,有什么计划,有什么打算,同样以表格的形式记下来。
还要重视我们随时随地的感悟,随时随地的想法,这些都值得随时记下来,因为这些想法稍纵即逝,很容易被遗忘,而这些东西对我们的思维对我们的工作很可能是带有启发性的。因此要及时捕捉,及时记录在案,这样我们随时都能查找到,随时都会给我们以帮助。
这样的方法看似简单,不就是做个简单的表格吗?也不用花费多大的精力,但它的功效却是极大的。通过表格,我们可以随时观看我们的工作进程,使复杂的工作内容变得清晰,使我们不再焦虑忙乱。我们可以及时发现问题解决问题。
图表是为了把复杂的工作内容条理清楚,因此越简明扼要越好,不要把表格做成艺术品,复杂化的图表,效果反而很差。表格反映的内容必须一目了然。不同的内容,最好用不同的表格分别反映处理,哪怕多画几张。
每天工作结束后,不妨抽出几分钟,对当天的工作做个小结,回味一下一天的收获,当然,也是用表格的形式,这对总结进而提高是个很好的方法。
我们已经发现做表格是很有意思的事情,但这里就有问题提出来了,那就是今天我感兴趣做个表格,明天可能兴致不高,就放弃了,这是要不得的。表格的好处是通过长期的制订体现出来的,长期积累,必有好处,就怕没有持之以恒的精神,三天打鱼两天晒网,还指望表格给你带来好处,那是不可能的。只有坚持,才能真正尝到它的好处。
图表带来的好处首先表现在目标明确,因为没有一个明确的目标,工作就是盲目的,就有可能偏离方向。对于我们来讲,制订目标和付诸行动,都是关系重大的。因为目标关系重大,不是随随便便就可以确定的,要经过反复的论证、思考,甚至取舍,即便已经形成目标,随着形势的变化和时间的推移,也会有所改进、补充。
我们每个人都有目标,有当前的,也有中远期的。眼下最重要的是将你近期的目标写下来,这对实现中长期目标是有意义的。
我们不妨试试,每天花上十分钟,把你考虑的目标写下来,坚持一周时间每天写,这样,在一周后你会发现手头竟然有了几十甚至成百的目标,这些目标都有可能实现。每天用一点时间写出自己的目标,把你的心愿在纸上表达出来,这是一种很好的方法,它会使你的愿望开始转变成现实。
我们常常感到目标是模糊的,而表格让我们的目标变得清晰起来,我们可以伸手触摸到它,它不再是遥不可及的东西,这使我们的工作方向更明确,少走弯路。
表格是我们工作的好参谋,它为我们的工作进行了排序,分清了主次,哪些任务一定要完成,而哪些不必做。我们可以节省大量的时间,把重要的工作放在优先的位置上,从而提高了效率。没有这样一个表格,就等于工作没有规划。
事实上,时间对于我们每个人都是一样多的。所不同的是,有的人善于利用时间,他们合理安排工作,分配好每个环节所需要的时间,还会努力争取一些时间,在时间上挖潜。在日常生活和工作中,我们会发现有的人就很会利用一些别人容易忽略的空闲时间,把那些闲散零碎的时间利用起来,时间长了,就是一笔财富,他们不会白白浪费掉哪怕一分一秒。
当你认真做好表格,并按照表格确定的目标认真地实施,等一天的工作结束,对照一下表格,你会发现哪些工作完成了,哪些还有欠缺,哪些还要补充。表格就像一面镜子,对照它,你会发现自己的工作状态是清晰的、是负责任的,这样就会加强自己的进取心,把更大的积极性调动起来。
做好工作除了具有一定的业务能力外,还需要一种精神,这就是积极性和工作热情。热爱自己的工作,保持旺盛的活力,这对工作是十分有益的,而每天做一个表格,可以帮助我们保持激情,更好地工作。