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你或许遇到过这样的情况:上班快要迟到了,你还没有走出家门,依然在杂乱无章的物品堆里翻找你的钥匙或是眼镜。此时你才发现,你的房间里积攒了那么多没有用的东西,它们遮蔽了重要的物品,而你明明可以早一点儿丢掉它们。
社会学家和经济学家肯尼士·包汀认为,在社会系统中,知识比资料更重要。资料是知识的来源,而知识不仅仅是资料,它是从资料中筛选出来的。在企业中会有一些办事机构,它们常被称作废纸篓,也就是说,它们收纳了很多资料,避免这些“废纸”干扰高层领导的决策。
怎样才能不把自己埋在资料堆里呢?一个简单的办法就是预备一个大纸篓,这是你丢弃那些无用资料的绝好地方。有的人习惯把资料堆起来,日久天长,越积越多,甚至像座小山,这就占据了你大量的时间和空间,甚至成为心里的一大压力,它们对你没有任何益处,你只是成了一个“垃圾”保管员。
文件分类方式有很多,准备一个大纸篓,也是其中之一。当你处理文件时,你会体会到它的作用。怎样处理好文件呢?以下几个方面值得注意。
(1)有些文件需要立即处理,不要耽搁。
(2)阅读后保存下来。在阅读时你会发现哪些是你需要的,将其保存好。
(3)进一步阅读时发现有些东西可以不用,就立即丢掉,将有用的东西保留。
(4)准备一个收纳文件的地方。
最后一项说的就是废纸篓。废纸篓中丢掉的文件数量,标志着你时间的利用情况。
有的人习惯于保存很多记录,这看似是个好的习惯,其实却说明了某种心理上的不安。我们不妨自问一下:我们究竟多久才会调出这些保存的记录,这些资料有多大必要这么保存着?如果没有它们,就一定会出现什么不利的情况吗?我们担忧的也许根本不会出现,至少一旦有一天真的需要查阅这些资料,我们完全可以在其他部门或某个人的档案中找到答案,甚至你仅仅需要打个电话就可以落实了。
这样做并不是说资料就一无是处,但我们实在没有那么多的时间和精力去记录、汇集、整理、归纳乃至保存,这要耗费我们很多的精力和时间。如果这样做的话,我们会有很多东西需要整理,比如日积月累的通报、公文等。如果我们把大量甚至全部的时间都用在这上面,对工作的进行会产生多大的推动作用?
电脑中存储的文件也是如此。电脑的功能在于处理资料,但电脑中的文件无法直观观察,因此处理起来也比较难。你可以创建不同类别的文件夹,将文件逐一分类,但你首先需要考虑一下,这些文件夹是否真的有必要保留。如果你的电脑中已经有了无数个文件夹,想要一一查看这些文件的内容几乎不大可能,那么,你不妨新建一个起到收纳作用的文件夹,当你发现几乎不用的文件时,就把它拖入收纳文件夹中,半年或一年后,如果你始终没有打开过这些文件,那么就把它们全部删除掉。如果有一些今后必定会用到,但是短期内用不上的文件,那么你可以建立一个管理文件夹,把这些文件全部归入其中,将来需要用到时可以很方便地查找。