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制订图表让我们可以更直观、更科学地安排工作时间。在麦肯锡,这一方法的意义得到了延伸,不仅限于时间管理,麦肯锡人善于用图表来展示信息,并且以此作为基本手段与客户沟通,这使得沟通合作更加简洁高效。
麦肯锡前顾问埃森·拉塞尔在刚入职时,得到了一盒绘图铅笔、一块橡皮和一套塑料绘图板,这些都是绘制图表必备的工具。当时已经是1989年,人们早已开始用计算机制表和画图,但麦肯锡依然保留着这种古老的手段,这让埃森有些吃惊。然而,在此后的工作中,他发现绘图板能够简化图表,让信息更清晰,这是计算机制出的花哨图表所不可比拟的。
麦肯锡公司认为,图表作为传达信息的手段,越清晰、越容易理解就越好,所以,麦肯锡人只印制黑白图表,除非必需,他们也从来不使用三维图形,这两项原则都是从视觉方面来考虑的,他们认为,传递信息的媒介不应该比信息本身更吸引注意力。而色彩和三维图形都是容易分散注意力且具有一定欺骗性的。图表越复杂,传递信息的效果也就越差,要把图表当作传递信息的手段,而非艺术品。
而且,他们还有一项重要原则,那就是每张图表只传达一种信息。或许图表要反映复杂的信息,传达多种观点或看法,此时,制图人员就要选择从哪一点进行传达。麦肯锡人通常会从图表的标题开始这项工作。用简单的句子作为标题,清楚地表达出图表的重点。用底纹、爆炸型的扇形区域或是箭头来突出图表中的无声信息。如果一张图表包含了多种观点,那么就把每一种观点复制到新的标题下,并且突出相关信息。
此外,麦肯锡人会在图表的左下角标注资料来源,这项内容非常重要,因为阅读图表的人经常希望得知信息来源,而且制表人或其他人员在将来查阅这些图表时,也可以方便地追根溯源。
当然,与客户进行沟通时,图表的使用也要适可而止,不可滥用图表,否则会引起客户的厌倦。你只需在必要的时候借助图表来表达观点,因为客户往往没有耐心阅读大量的文字。
20世纪90年代以来,随着时代的发展和技术的进步,麦肯锡公司也开始使用计算机软件进行制图,偶尔也会使用一些颜色进行标注,但简单直接始终是麦肯锡公司制作图表的重要原则。