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在当今管理学界,有一个为人们所熟知的法则—“80/20法则”,也就是“二八法则”。19世纪末20世纪初,意大利经济学家兼社会学家维尔弗雷多·帕累托首先提出了这一法则,它的内容为:通常来讲,在一切特定群体中,只有少数占有重要因素,而绝大多数则占有不重要因素,也就是说,80%的价值来源于20%的因素,剩下20%的价值来源于80%的因素。
“二八法则”被广泛应用于企业管理和社会生活中,我们可以从生活中的各个方面看到这一现象,例如:企业中80%的利润来源于20%的项目;社会中20%的人掌握着80%的财富;20%的人支配他人,80%的人受人支配;20%的人有目标,80%的人只会空想;20%的人能够把握机会,80%的人只会错失机会;80%的讨论结果都是出自20%的讨论者;20%的人能够成功,80%的人无法成功……重要而关键的部分总是占少数,而琐碎且不重要的部分总是占绝大多数。通过这一法则的启示,我们可以发现,只要能够掌控最重要的少数因素,那么就意味着掌控了全局。
某销售公司长期遵循“平等对待所有客户”的营业原则,公司效益却始终不见起色。公司负责人在一次统计交易额时偶然发现,公司的总营业额中有大约80%来源于大约20%的大客户。公司管理层立即召开会议,调整营业原则,把主要时间和精力分配给20%的大客户。这一举措立即有了成效,公司的效益很快开始飞速增长。
而另一家销售公司同样出现了利润平平的问题,各部门总管开会讨论问题的所在,共总结出30多项负面因素。这么多的因素很难在短期内同时解决,因此,公司总经理将这些因素按照重要程度进行排序,发现了最关键的五项因素,只要解决了这五个问题,就相当于解决了全部问题。
某服装公司总裁发现该公司生产的所有服装中,有一半的样式仅占总销售额的一成,因此他决定停止生产这部分服装,此后半年内,该公司的利润有了大幅度的提升。
一位公司负责人因突发疾病需要短期休养,每天只能工作三到四个小时。他发现,在这短短几个小时中,他的工作效率骤然提升,能够完成以往一天才能完成的工作,而且质量也毫无降低。这是因为,他知道时间有限,因此每天都选择最重要的事情做,与此同时,他也意识到自己平时在很多毫无必要的事情上花费了几倍的精力。
掌控了最重要的少数因素,也就掌控了全局。这是商界的一大真理,也是麦肯锡的一项制胜法宝。
麦肯锡员工每天的时间都被工作填满,在纽约的麦肯锡办公室,一周的工作时间长达100个小时,可这样的工作时间却不足以完成全部工作。而在德国的麦肯锡办公室,员工们原计划一周工作35个小时,但事实上却要花费两倍的时间才能完成工作。工作似乎永无止境,即使每天工作十几个小时,依然有一大堆工作等着你。为了尽可能地缩短工作时间,提高工作效率,麦肯锡公司也提出了一个宝贵经验:如果你加班到晚上,依然对工作毫无头绪,那么不如按时下班,早早回家去。
当你忙得焦头烂额时,往往会被无形的压力逼迫得喘不过气来。倘若你没有足够的能力进行时间管理,那么即便你把自己搞得疲惫不堪,事情往往也依然止步不前。你需要完成的事情越积越多,但手头的工作却完全没有进展。怎样才能提高工作效率,并且缓解过多的压力呢?首先,你必须重视“二八法则”,这同样可以作为时间规律来解决问题。
纽约的麦肯锡团队曾经替一家大经纪公司工作,公司董事会请教麦肯锡如何提高其证券经纪业务的盈利能力,将股票卖给大型保险基金和共同基金。
当遇到这种问题时,麦肯锡顾问首先会反问客户:“你们的利润来自哪里?”这个问题往往没有明确的答案,甚至在某一领域有着多年工作经验的人也总是回答不上来。
为了帮助客户解答这个问题,麦肯锡团队把顾客进行分类,仔细检查客户的所有经纪人和交易员的全部账目,用几周时间从所有能够想象到的角度研究这些数据。通过一系列的分析和研究,麦肯锡团队有了几项重大发现:80%的销售额来自20%的经纪人;
80%的订单来自20%的客户;
80%的交易利润来自20%的交易员。
显然,这家公司在人事分配方面存在着严重的问题,于是,麦肯锡团队把注意力集中到这一问题上。起初,团队认为,80%的销售人员很懒惰或是无法胜任其工作,但随着研究的不断深入,团队发现,问题远远没有这么简单。例如,客户有三个最高级别的经纪人负责操纵十个最大的账户。通过让更多的经纪人来平摊这些大账户,将一名高级经纪人和一名初级经纪人分配给最大的三个客户,事实上提高了销售额。这并不是平均分配“蛋糕”,而是把“蛋糕”做大。这恰恰是利用“二八法则”解决客户问题的切入点。
“二八法则”与数据紧密相关,你需要考虑所有产品的销售数据和利润、所有销售人员的工作表现、研究团队的成功率、客户的地理分布。只有清楚地了解了这些情况,才能对自己的企业有更加充分详细的认识。有了这些数据后,将其保存下来,再进行分类,通过研究数据,发现其中的规律,这些规律能够体现很多难以从表面意识到的情况,这些情况往往就是企业的问题所在。
当今时代早已不再是平均分配的时代,只有紧跟时代形势,抓准市场规律,把“重要的少数”放在首位,并且投入更多的时间和精力,才能更高效地完成工作,赢得更广阔的市场和生存空间。