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我们每天要做的事情很多,有时还免不了被一些烦琐复杂的事情所困扰,因而常常被搞得筋疲力尽、晕头转向,甚至火冒三丈。但当我们静下心来认真地想一想,也许会发现这种令人烦躁的局面的发生,完全是因为我们的方法不得当,没有分清主次,甚至被一些貌似急迫的事情所迷惑,因而造成工作效率的低下。我们不妨观察一下,人们在处理各种事情时的状况,也就是先后次序。
(1)根据个人的爱好,把喜欢做的事情放在前面,其他的顺序排后。
(2)自己熟悉的事情优先去做,不熟悉的放在后面。
(3)相对容易的事情先做,困难的事情后做。
(4)用时少的事情先做,费时的后做。
(5)材料齐全的先做,不全的后做。
(6)预先安排的事情先做,未经安排的后做。
(7)经过筹划的事情先做,未经筹划的后做。
(8)别人的事情先做,自己的事情后做。
(9)紧急的事情先做,不急的事情后做。
(10)有趣的事情先做,枯燥的事情后做。
(11)容易完成且容易告一段落的事情先做,难以完成或难以告一段落的事情后做。
(12)为自己所敬重的人或与自己有利害关系的人,他们拜托自己的事情要先做,然后再做其他的事情。
(13)已经发生的事情先做,未发生的事情后做。
以上处理各种事情的顺序,看上去是符合常理的,但如果用高效的工作标准去衡量,则是不符合要求的。
假设你面前有一杯水、一杯沙子和一杯石子,你必须将这三杯东西装进一个杯子中,你该怎样做呢?或许很多人都会先把沙子倒进杯中,因为沙子看似占的空间比较少,这就如同人们在做事情时会选择先做紧急的事,因为紧急的事通常都是一些小事,很容易完成。
然而,当杯中已经装入了沙子,就无法再容纳大块的石子了。这就如同人们不停地做着紧急的事情,最终却没有精力顾及重要的事情。
倘若变换一种方式,先把石子倒进去,再倒入沙子,你会发现,沙子把石子的空隙都填满了,而沙石之间的小空隙,还可以容下水。
可见,从最重要的事情开始完成,把间隙的时间和精力留给其他事情,这就是做事情应该的次序。
我们在处理各种事情的过程中,都体现着一定的目的性,为了这些目标的实现,就要有效地安排事情的次序。麦肯锡公司的原则是按事情的重要程度划分先后次序,也就是看事情对目标的意义有多大,意义重大的要优先去做,而意义小的甚至无意义的要放在后面。
这种做事的原则已经在麦肯锡得到普遍执行,并已成为一种思维习惯和工作方法。每当开始一项工作,大家都会首先权衡一下各个环节的轻重缓急,也就是哪些要优先去做,哪些可以缓一下,稍后再做。总是将最重要的环节放在首位,事事如此,天天如此,无论是长远规划还是近期目标,都按照这样的思路实现。这样再去看前面所描述的13个做事顺序,我们可以发现其中最重要的是第九条“紧急的事情先做,不急的事情后做”。通过观察我们会发现,在日常工作中,人们通常会把大多数时间用在紧急的事情上,即按照事情的急与不急来制订先后顺序,而不是把事情是否重要当作前提。于是,在人们处理事情时就出现了这样三个层次:(1)一定要在今天完成的事,也就是当前最要紧的事。
(2)今天应该完成的事,也就是比较要紧的事。
(3)可以在今天完成的事,也就是不太要紧的事。
事实上的情形也许与人们的选择正相反,最重要的事情也许并不急迫,并不是当前急需完成的。像改进工作的建议和企业长远的发展蓝图,还有员工的体检等,这些看上去都不是很急的事情,而什么才是当前最要紧的事情呢?是马上要接听的电话,而且电话不停地要接听,还有各种急需上报的表格等。这样一来,那些真正重要的事情,被这些急办的事情给拖了后腿,被无限期地拖延下去。发现了这个弊端,在麦肯锡公司,就要求新来的员工,首先要做事,但不是做急事。这已经成为麦肯锡公司成功之道的一部分。