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现在我们已经明确大量的信息会干扰正常的工作秩序,会给我们的生理和心理造成伤害,那么,我们就该设法限制和抵制这样的干扰。
面对干扰,我们并非一筹莫展,排除干扰的办法还是有的,我们可以借助一些工具完成这项工作。比如,企业有必要制订相应的规章制度,限制电子邮件的使用,这样就能减少私聊的时间。这样的尝试已经在U.S.Cellular、英特尔和四大会计师事务所之一的德勤展开,叫作“无电子邮件日”。当然,这样做也并非就要杜绝电子邮件,而是提倡面对面的交流,还有语言沟通,在企业内部施行后,对减少干扰还是很有成效的。
Yesware公司CEO贝劳斯对电子设备的干扰也是深有体会的。无法倾听,写不好程序,不能认真思考,这都是干扰带来的后果,而这些本来都需要集中精力去做的。为了排除干扰,贝劳斯在佛教圣地住了一年,每天冥想几个小时。如何减少干扰,在他的公司也采取了措施,比如要求员工在工作时不能向同事提问,有问题可以在内网界面上发帖求助,同事会在空闲时间登录浏览。贝劳斯还为自己安排了一段时间用于静心思考,在这段时间拒绝干扰。他还要求所有的人在开会时都要把笔记本关闭,而且不许查看短信。而查看电子邮件被安排在几个特定的时间,其他时间则被禁止。
减少干扰的办法有很多,在时间上做一些限制是个好办法。如果我们的邮箱每隔5分钟就有邮件自动提醒,以8小时工作时间计算,你将被干扰近百次。为了减少干扰,我们可以用人工方式对干扰加以限制,比如把人工查收限制在45分钟一次,这样就会避免很多次干扰。俄克拉荷马州立大学的研究人员认为,对电子邮件的查收限制在每天4次,是最有效的方法。而加利福尼亚大学尔湾分校的Mark教授则建议,可以在每天三个固定时间查收电子邮件,至于其他时间嘛,干脆将你的电子邮箱关闭好了。
还有一个方法就是设置无干扰区。哈佛商学院的领导力学教授佩劳开发出了一个“安静时间段”项目,就是在每天特定的时间里对所有的干扰进行屏蔽。一家软件公司的工程师对这种方法进行了应用。在此之前,工程师们总要加夜班或在周末频繁加班,因为只有这样才能开发出产品。经过调查发现,因为日常工作经常被干扰,要在正常工作时间内完成任务是很难的事,大家都很焦虑,甚至有一种处于危机中的感觉,所以都在紧张地加紧工作。而对于那些无休止的干扰,大家似乎也早已习惯。
佩劳为他们制订了一个解决方案,就是在每天设置一定的无干扰工作时间段,其他时间段可以接受正常的干扰。方案实施的结果,工程师们发现在无干扰工作时间段里工作效率提高了,工作中头脑清醒,思路清晰,还有不少人感到这种状态甚至影响到了正常干扰的时间段,在接受干扰时,工作效率也能得到保证。
哈曼·西恩作为WizIQ教学平台创始人兼CEO,每天也要收到200条信息,在这些干扰下,他感到自己没有足够的时间思考问题,特别是移动即时通信应用WhatsApp。他曾考虑卸载这款应用,但又担心一旦这样做了,将影响到投资人和他的联系。他也在考虑要采取一些有效的措施限制干扰。他对设置免干扰时间段的方式非常赞赏,但也担忧投资人是否能够接受这种方式。但最终他坚信,集中精力于思考和运营,而不是沉溺于社交媒体和无休止的联络中,对此,投资人会欣然接受的。